商務電話一把罩!萬用英文句型急救包

上班族用英文 2019/04/08 人氣(1910)

當你知道待會兒得用英文打電話給客戶,要多久的時間才能下定決心開始撥號呢?或是當你不巧接起電話,另一端傳來英文的時候,會先震驚多久才能開始接話呢?別擔心,職場上需要用到電話溝通的時候不少,但不論是撥出或接收的人,基於禮貌,對話內容會有一定的階段和禮節可以遵循,今天我們就分別以撥出和接起電話的角度,分三個階段,依序提供大家一些例子,可以做為你的電話英語急救包!

Step 1: Greeting and Introducing yourself 問候+表明身分

不管怎麼樣打招呼是第一步,之後就是讓對方知道自己目前在跟誰說話。

【Making the phone call---撥出電話的一方】

Good morning / afternoon / evening. This is your name at company name / from department name .
早安/午安/晚安,我是OO公司/OO部門的XXX。

【Taking the phone call---接起電話的一方】

company name , this is your name . How may I help you?
OO公司,我是XXX,有甚麼可以為您服務的呢?

department name , your name speaking.
OO部門,我是XXX。

若對方沒有說明自己的身分,你可以接著問---

May I ask who's calling?
請問您是哪位呢?

May I have your name please?
請問您的大名是…?

Step 2: Expressing your purposes of calling and how to answer accordingly 表明來電的目的以及如何回應

打電話的目的內容可能有千百種可能性,不過商業的場合,總有些較常使用到的情境,這裡大致整理了幾個:

Calling for a specific person 想打給某個特定的人---

【Making the phone call---撥出電話的一方】

Could I speak to the person's name ?
我能和XXX談話嗎?

I would like to speak to the person's name , please.
我想和XXX談話,謝謝。

【Taking the phone call---接起電話的一方】

Let me see if she / he is available.
讓我確認一下她/他是否能接電話。

Sure, one moment / hold on a second, please.
好的,請稍等。

Sure, I'll put you through.
好的,我幫你轉接過去。

When the person you call for is unavailable 想找的人無法接聽電話---

【Making the phone call---撥出電話的一方】

Could you ask her / him to call me back, please?
可以請你轉告她/他回電給我好嗎?

All right, I'll call back later.
好的,沒有關係,我晚點再打。

Can I leave a message for her / him?
我可以留言給她/他嗎?

【Taking the phone call---接起電話的一方】

I'm afraid she / he is not available at the moment.
恐怕她/他現在無法接聽電話。

I'm sorry. She / he is not in (the office) right now.
不好意思,她/他目前不在(辦公室)。

Would you like to leave a message?
你想要留言給她/他嗎?

Can I take a message?
需要我幫你留言嗎?

Expressing your request directly 直接表達你的要求---

【Making the phone call---撥出電話的一方】

I would like to V. .
我想要…。

I'm calling about / because ….
我打來是關於/因為…。

【Taking the phone call---接起電話的一方】

Do you mind holding while I check on that?
讓我確認一下,你介意稍待一會兒嗎?(保留通話)

Sure, can I put you on hold for a minute?
好的,請您稍待一會兒好嗎?(保留通話)

Step 3: Ending the call 結束通話

雙方達到共識或滿足對方的要求後,要結束通話時較禮貌的說法有:

【Making the phone call---撥出電話的一方】

Thanks for your help. Have a good day. Goodbye!
謝謝你的協助,祝你有個美好的一天,再見!

【Taking the phone call---接起電話的一方】

Is there anything else I can do for you?
有其他我可以為您服務的嗎?

Okay, thank you for calling. Have a great day!
好的,謝謝您的來電,祝你有個美好的一天!

看完上述整理出來的商務電話萬用句型以後,其實不難發現,這些句子裡並沒有太多複雜的文法或是艱深的單字。大多數電話溝通困難的原因,總結來說並不是英文本身,而是過程中較難有空間將重點記錄下來或是有太多反應的時間,導致電話這頭的你備感侷促。所以別擔心,其實只要事前先熟悉這些常用的固定句型,你絕對有足夠的餘裕可以好好應對任何來電哦!

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