國外業務是許多人在找工作或轉職時一個非常受歡迎的選項，而能夠進外商公司，更是一個夢寐以求的加分，因為福利好、假期多，通常薪資待遇也相較國內的公司來得高。不過想要這些工作上所帶來的優點，自然也要認知到需要具備一定的實力和付出相對等的心力才行。
像是平時工作應對的都是來自各國的客戶，身處在世界各地，說著不同的語言、來自不同的文化背景和工作習慣等等。使用英文來處理工作上的大小雜事已經是日常之外，還需要常常和客戶開會討論，來來回回才能將訂單或是合作細節抵定。因此使用email和外國客戶預約和敲定會議時間，可以說是必備的技能！
今天我們就來整理一下，這個必備的會議預約英語懶人包技能，讓有著轉職夢想或是英文苦手的你，一起為自己加分吧！
預約的英文有哪些？
最常見的預約英文有幾個，不過字義和用法之間多少有一些差異，且也需留意要因應詞性的不同，搭配不同的動詞來使用：
reservation (n.) 預定、保留
make a reservation for …
通常是指用來預定一項服務、或是保留一個空位，像是餐廳的座位、飯店的房間、飛機的座位等等。
I'd like to make a reservation for a table for two tonight.
我想預定今晚兩人的位置。
I have to cancel my hotel reservation due to the change of my schedule.
因為行程上的改變，我不得不取消我的飯店預定。
reserve (v.)
作為動詞用法，可以直接加上想要預定或保留的服務、空位或時間。
This room is reserved for online meetings.
這個會議室是專門保留給線上會議使用。
I reserved a table for four people tonight. Would you be able to join us for dinner?
例：我預定了今晚一張4人桌的座位，你會有空可以跟我們一起用晚餐嗎？
book (v.) 預定、預約
book的名詞用法是書本，但取動詞的用法就是預定、預約的意思。意義比較相近於上面提到的reserve，但book重在「預先」這層意義，也就是這個保留的動作或是服務，是發生在未來的某個時間點。
I booked a meeting room at 4:00pm for the annual budget discussion.
我已經預定了一間4點的會議室要做年度預算討論用。
The restaurant is fully booked on Sunday.
那間餐廳本周日的座位已經被預定一空。
appointment (n.) 預約、約會(正式的)
make an appointment with …
appointment是指較正式的約會，透過預先知會，要約見某人的安排。像是醫師的門診、客戶的拜訪或是與重要的人見面；和reservation最大的差異，就是appointment的預約基本上都是包含和某個對象面對面，而reservation則比較是一項服務或是物品的預定。
I'd like to make an appointment with Mr. Young. Would he be available at 3:00pm?
我想要預約跟楊先生的會面時間，下午3點的時間他是否有空呢？
I've got a 3:00 o'clock appointment with Mr. Young.
我約好3點要和楊先生見面。
以上所有的預約相關英文單字，你搞懂了嗎？讓小編為你統整幾個實用的例子，想要和客戶敲定會議時間，你可以怎麼靈活運用這些單字吧！
˙ 想預定和某個對象見面聊----
make an appointment with ______ at ______
˙ 想請對方先預留某個時段，以便進一步詳談---
reserve ______ for a further discussion
˙ 預約某個地點或空間準備開會
book a ______ for a meeting
想用email約定會議時間，該怎麼切入呢？
想要和客戶約定會議時間，總不能沒頭沒尾，直接發個會議時間或地點，就要對方出席，對吧？那該怎麼切入正題，成功的將會議時間預定下來，達成工作目標呢？別擔心，小編也貼心地為你整理了一個最萬用的架構，只要照著這些步驟組織你的email內容，你也可以輕鬆上手！
STEP 1：簡潔的信件主旨，直接切入重點---想要預約或安排一個會議
想像一下，每個人每天工作時，可能平均都要處理十數封不等的信件，不想讓你的信件看起來像垃圾信、一眼就能讓對方判斷是否屬於重要緊急的類型，一個簡潔切題的主旨絕對是首要條件。你可以選擇像是：
Schedule an appointment 排定一個約會
Request to set up a meeting 安排會議的要求
Urgent meeting request 緊急會議要求
這樣的主旨，讓對方一眼就能知道，這封信件的回覆可能需要時效性或包含一個近期的時間點。
STEP 2：表明預定會議的目的，或是需要透過面對面的討論事項是甚麼
由於每個人的職務和客戶的關係狀況不同，這裡就先略過招呼和自我介紹不提，直接拉到重頭戲，為什麼需要開會？有甚麼是email裡兩三句不能交代清楚的呢？或是還有哪些細節需要彼此的意見交換後才能定案的？事先將這些重點整理出來，讓客戶可以預先做準備以外，也方便讓對方評估需要為這個會議預留多少時間，這樣一來不僅可以讓你們之後的會議進行得更有效率以外，也避免發生好不容易爭取到的會面時間，卻因為雙方的認知差異，可能無法在預定的時間內達成目標。你可以說：
I would like to discuss _________________
I would like to talk more about _________________
我想與您進一步討論有關…
I would like to show you _________________
我想為您展示…
記得這裡只是說明會議的主軸，而不是將會議中要討論的大小事都列出來，畢竟這封信的重點是成功讓對方將時間空出來，爭取到見面討論的時間。
STEP 3：表明希望預約的會議時間、或是列出時間選項讓對方挑選，增加成功率
為了避免重複的信件往返敲定會議時間，在預定會議時間時，有兩種方式，一種就是等待對方提供他方便的時間，你排除萬難的配合；或是就先盡可能的將你可以騰出來的日期或時間都提供給對方，讓對方可以從中選擇，你可以這樣說：
Could you please suggest a meeting date and time that works for you?
可以請您提供您方便開會的日期和時間給我嗎？
Could you please let me know when you're free, and I can reserve a conference room in our office for the meeting.
可以請您讓我知道您有空的時間，我將為您預定一間會議室。
I'm available to meet at _________________ ,or _________________ ...
我於O點或O點都是有空的。
I' m free at any time until 6pm on _________________ or _________________.
周O或周O截止下午6點以前，我都是有空的。
STEP 4：請對方回覆並確認會議的時間、或是提供其它的選項，以利後續的安排
最後當然就是請對方在某個時間點前，將他可以安排的會議時間回覆給你，你才能做接下來的會議細項準備。
Please let me know what dates and times work for you as soon as possible.
請盡快讓我知道您方便配合的日期和時間。
Please respond to this email with the date and time that works for you before Friday (11/25).
請在周五前(11/25)回覆這封信件，讓我知道您方便開會的日期和時間。
最後就是期待對方的回覆、並期待雙方的合作可以有好的結果囉！
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