職場商用英文你用對了嗎?超實用英文信件要點一次掌握!

上班族用英文 2018/05/09 人氣(15743)

與英文履歷、英文自傳相同,商用英文信件也是讓許多人頭痛的重點之一。其實並沒有想像中的複雜,瞭解外國人看E-mail的習慣,你也能輕鬆上手!掌握商用英文信件寫法,不僅職場上可以運用,也有可能成為部分英文考試的考題,我們就來學習一下如何寫英文E-mail吧!

【重點一】第一句話非常重要

英文信件中,第一句話就像中文信件中的抬頭一般,會給人家最直接的感受。雖然沒有中文信件這般複雜,不過仍有許多不同用法,現在就來介紹英文信件開頭的幾種寫法。

【萬用的英文信件開頭】

Dear

無論是商用英文信件還是私人英文信件,要寄給老闆、客戶、同事、朋友或任何人,幾乎適用於所有狀況。

【正式的商用英文信件】

Dear Sir or Madam,
當你不知道對方姓名時使用。

To whom it may concern,
這種用法更正式一點,多數用於公事上。

【稍微輕鬆的英文信件】

Good morning/Good afternoon/Good evening
問候語的開頭較不正式,給對方感覺會像是為了增進雙方感情。

Hi/Hello
同問候語開頭,較不正式,適合用在與熟人、朋友等信件當中。

【重點二】開頭稱謂也要注意

不管是直接開口溝通還是信件上,稱謂都是外國人在乎的要點之一。

Mr.

Mister的簡稱,通常使用在男性,無論已婚、未婚皆可使用。

Mrs./Ms./Miss

前者為Mistress的簡稱,用在已婚的女性上。Ms.用在未知對方婚姻狀態時,而最後的Miss則使用在未婚女性。

Dr. Chen, Ph.D.

Doctor的簡稱,這邊的Doctor並非醫院的醫生,而是針對博士學位的尊稱。當然亦可用在醫生上,通常會再加入一個後綴,例如:
Ph.D.,解釋為Doctor of Philosophy(學者)。
M.D.,解釋為Doctor of Medicine(藥物的專家)。

【重點三】結尾的使用方式

結尾與開頭可說是一樣重要,既然已經有了一個好的開頭,那怎麼能缺少一個好的結尾呢?下面就來介紹商用英文信件的結尾用法。

【正式結尾方式】

Cordially/Sincerely/Regards/Respectfully
以上結尾用於商務英文信件中更加合適喔!

【非正式結尾方式】

Best/Love/Cheers/Peacebr
這些更適合於親朋好友之間信件來往使用,會讓人感到更加親切唷!

接著我們來學習商務英文書信最重要的兩個重點!

【重點四】直接表明重點

講了許多開頭和結尾的內容,終於要進入我們重要的內文部分了!在商用英文信件當中,直接表明重點是非常有效的。讓你的客戶、廠商和同事快速了解你要表達的事情,對於對方也是一種尊重喔!

【例句教學】

I am writing with reference to/regarding to…
這封信是關於…

I am writing to inform you…
這封信是要告知/通知你…

I am writing to enquire about…
這封信是要詢問/瞭解關於…

【重點五】內容需要夠具體

商用英文的信件裡,內容精簡有力就是最好的表達!想像自己是個收件人,如果對方寫得很饒口、制式或很沒有重點,一定看得很累?直接表達重點就是最好的方式,像是時間、地點、相關的人事物,都要表達清楚。

【例句教學】

Please send a copy of the previous contract and our future proposal against XXX company to my office, before 6 p.m. Friday.
請將與上次與XXX公司的合約與今年的提案,在週五六點前送至我的辦公室。

【補充教學】幾個必學的英文縮寫

Q&A

Questions and answers 發問與答覆

Fwd / Fw

Forward 轉寄

CC

Carbon copy 副本

ASAP

As soon as possible 越快越好

FYI

For your information 供你參考;順道一提

etc.

et cetera … 等等

【補充教學】商用英文E-mail必學20句

If you wish, we would be happy to…
如果你希望,我們很樂意…

Please let me know if there's anything I can do to help.
請讓我知道任何我可以幫得上忙的地方

If there's anything else I can do for you on/regarding this matter, please feel free to contact me at any time.
對於這件事,如果還有任何我能幫得上忙的地方,請不要客氣,隨時與我聯絡。

If you want additional recommendation on this, please let us know and we can try to see if this is possible.
如果關於此事你需要額外的建議,請讓我們知道,我們會嘗試看看是否可能…

May we remind you that…
我們想要提醒您…

I am enclosing…
我附上…

Please find enclosed…
請查閱附件…

Attached here to…
附件是關於…

Attached please find the most up-to-date information on…
附上關於XX的最新資料…

If you have any further question, please feel free to contact me.
如果你有任何問題,請不要客氣與我聯絡

Looking forward to seeing you soon.
期待很快能見到你。

Hope this is clear and we are happy to discuss this further if necessary.
希望上述說明很清楚,如有必要,我們很樂意再進一步討論。

I look forward to receiving your reply soon.
我期待很快能收到你的回复。

I'll keep you posted.
我會與你保持聯絡。

I'll keep you posted.
我會與你保持聯絡。

For any comments/suggestion, please contact Mr.XXX at 02-1234567.
任何評價或建議,請撥打02-1234567聯絡Mr.XXX。

I would like to apologize for…
我想就…道歉…

I apologize for the delay in…
對於XXX的耽擱,我很抱歉…

We are sorry for any inconvenience caused.
造成任何不便,我們感到抱歉。

I'm really sorry about this.
關於這件事,我真的很抱歉。

掌握好商用英文的寫法,提升自己職場上應對進退的能力,對未來職業生涯也會有很大的幫助唷!

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