使用「英文書信」與合作對象、部門同事交流往來的機會逐漸增加，擁有流暢的英文書信撰寫能力，就成了現今職場上人人矚目的加分實力，商用英文寫信格式其實並沒有想像中的複雜，瞭解外國人看email的習慣、掌握商用英文信件寫法，不僅職場上可以運用，也有可能成為部分英文考試的考題，我們就來學習一下如何寫英文email吧！
撰寫商業英文書信基本原則
在撰寫英文書信時，除了開頭問候、結尾祝福之外，要記得注意信件禮節，如：清楚分段、旨意明確、大小寫並用等等，做好細節，不僅能讓收件者快速理解重點，還能幫助我們建立良好印象，透過文字傳達我們的專業感。
只要把握正確的語意氛圍、注意禮貌和文句細節，我們就可以透過信件，精準傳達想法和情感，不論是在跨國貿易或外商公司中，都能用英文書信替合作關係加分！以下就來看怎麼把握英文書信的重點:
【英文寫信格式】英文信件email/商業英文書信的範例開場白
英文信件中，第一句話就像中文信件中的抬頭一般，會給人家最直接的感受。 而在英文書信中，好的開頭問候能幫助我們展現專業感的細節重點，雖然沒有中文信件這般複雜，不過仍有許多不同用法，現在就來介紹英文信件開頭的幾種寫法。
英文書信可以分為紙本的「商業信函」及電子的「商業email」，在內容氛圍上，商業email相對輕鬆一些，如：同事協作、組員交流等等，而商業信函的內容通常較正式，如：行政公告、合約討論等等，所以在撰寫上大多比較嚴謹。 因此，我們在擬定英文書信開頭時，可以根據性質與對象，使用不同的問候語，以下提供兩組詞語常使用的開頭問候，給大家作為參考範例。
【 萬用的商業英文信件email開場白】
Dear
無論是商用英文信件還是私人英文信件，要寄給老闆、客戶、同事、朋友或任何人，幾乎適用於所有狀況。
【正式的商業英文信件email開場白】
Dear／To whom it may concern
在現代是被認為較老派、嚴肅的招呼語，但在商業書信中仍經常使用，例如初次聯繫或正式商談等等，另外，若想再嚴謹、正式一些，也可以在Dear之後，加上Mr.／Mrs.／Ms.／Miss.或全名稱呼，加強表示態度。
Dear Sir or Madam,
當你不知道對方姓名時使用。
To whom it may concern,
這種用法更正式一點，多數用於公事上。
【稍微輕鬆的商業英文信件email開場白】
由於Hi、Hello兩者情境較為輕鬆，因此大多使用在商業email上，後面可直接加上收信者名字，若想保留一些正式感，則可加上職稱來輔助，除此之外，如果與對方很熟，也可以使用Good morning來當開頭招呼語
Good morning/Good afternoon/Good evening
問候語的開頭較不正式，給對方感覺會像是為了增進雙方感情。
Hi/Hello
同問候語開頭，較不正式，適合用在與熟人、朋友等信件當中。
【英文信件範例】英文信件email/商業英文書信的範例
不管是直接開口溝通還是信件上，稱謂都是外國人在乎的要點之一。
Mr.
Mister的簡稱，通常使用在男性，無論已婚、未婚皆可使用。
Mrs./Ms./Miss
前者為Mistress的簡稱，用在已婚的女性上。Ms.用在未知對方婚姻狀態時，而最後的Miss則使用在未婚女性。
Dr. Chen, Ph.D.
Doctor的簡稱，這邊的Doctor並非醫院的醫生，而是針對博士學位的尊稱。當然亦可用在醫生上，通常會再加入一個後綴
例如：Ph.D.，解釋為Doctor of Philosophy（學者）。M.D.，解釋為Doctor of Medicine(藥物的專家)。
【英文信件範例】英文信件email/商業英文書信的範例結尾
結尾與開頭可說是一樣重要，既然已經有了一個好的開頭，那怎麼能缺少一個好的結尾呢？在英文書信中，結尾祝福語的概念與中文的「敬上」、「謹致」概念相似，和開頭問候語一樣，會根據不同的對象與性質，分為輕鬆與正式這兩種語氣。下面就來介紹商用英文信件的結尾用法。
【正式結尾方式】
Cordially, /Sincerely,/ Yours truly, /Regards, /Respectfully yours,
以上用於商務英文信件中結尾祝福詞，給人的感覺通常較嚴謹、尊敬，因此，可以使用在商業信函中，或是對長輩、主管的商業email中。
【非正式結尾方式】
Best, /Love, /Cheers, /Peace, /Take care,
現在偏好以Cheers來做為結語，會讓人有正向積極、輕鬆自在的感覺，如Peace、Take care等也是較為輕鬆的語境，因此，大多會用在給同事、晚輩，或者較為熟識的合作夥伴的商業email中。
【例句教學】
I am writing with reference to/regarding…
這封信是關於…
I am writing to inform you…
這封信是要告知/通知你…
I am writing to inquire about…
這封信是要詢問/瞭解關於…
【英文信件範例】內容需要夠具體
商用英文的信件裡，內容精簡有力就是最好的表達！想像自己是個收件人，如果對方寫得很饒口、制式或很沒有重點，一定看得很累？直接表達重點就是最好的方式，像是時間、地點、相關的人事物，都要表達清楚。
【例句教學】
Please send a copy of last year's contract with XXX company and this year's proposal to my office, before 6 p.m. Friday.
請將與上次與XXX公司的合約與今年的提案，在週五六點前送至我的辦公室。
【英文信件範例】常見的商業書信email的英文縮寫
Q&A：Questions and answers 發問與答覆
Fwd / Fw：Forward 轉寄
CC：Carbon copy 副本
ASAP：As soon as possible 越快越好
FYI：For your information 供你參考；順道一提
etc.：et cetera … 等等
【英文信件範例】英文Email、商業英文書信必學的20個句型
If you wish, we would be happy to…
如果你希望,我們很樂意…
Please let me know if there's anything I can do to help.
請讓我知道任何我可以幫得上忙的地方
If there's anything else I can do for you on this matter, please feel free to contact me at any time.
對於這件事，如果還有任何我能幫得上忙的地方，請不要客氣，隨時與我聯絡。
If you want additional suggestions on this, please let us know and we can try to see if this is possible.
如果關於此事你需要額外的建議，請讓我們知道，我們會嘗試看看是否可能…
May we remind you that…
我們想要提醒您…
I am enclosing…
我附上…
Please find enclosed…
請查閱附件…
Attached here is…
附件是關於…
Attached please find the most up-to-date information on…
附上關於XX的最新資料…
If you have any further questions, feel free to contact me.
如果你有任何問題，請不要客氣與我聯絡
Looking forward to seeing you soon.
期待很快能見到你。
Hope this is clear and we are happy to discuss this further if necessary.
希望上述說明很清楚，如有必要，我們很樂意再進一步討論。
I look forward to receiving your reply soon.
我期待很快能收到你的回复。
I'll keep you posted.
我會與你保持聯絡。
I'll keep you updated.
我會與你保持聯絡。
For any comments or suggestions, please contact Mr.XXX at 02-1234567.
任何評價或建議，請撥打02-1234567聯絡Mr.XXX。
I would like to apologize for…
我想就…道歉…
I apologize for the delay in…
對於XXX的耽擱，我很抱歉…
We are sorry for any inconvenience caused.
造成任何不便，我們感到抱歉。
I'm really sorry about this.
關於這件事，我真的很抱歉。
職場英文/商用英文課程推薦
自學職場、商業英文仍然不夠用嗎？除了上述項目之外，商業英文書信往來，還有許多需掌握的重點，若是對商用英文的運用還不熟悉，推薦你參加巨匠美語的商用英文課程，不只教授英文書信技巧，還包含電話英文、接待外賓、會議簡報、商品採購、銷售業務、書信溝通等主題，模擬各種職場、國際商務溝通的真實情境，協助你晉升為國際級的商務人才！