英文書信這樣寫更專業!還在用Dear、Best regard嗎?

2021/07/15
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英文書信開頭結尾這樣寫更專業!還在用Dear、Best Regard嗎?

隨著跨國企業、國際貿易等全球化的商業模式發展,使用「英文書信」與合作對象、部門同事交流往來的機會逐漸增加,因此,擁有流暢的英文書信撰寫能力,就成了現今職場上人人矚目的加分實力。

而在英文書信中,好的開頭問候與結尾祝福,是能幫助我們展現專業感的細節重點,所以,今天我們要與大家分享,除了Dear、Best Regard之外,英文書信的開頭與結尾還有哪些寫法,幫助大家寫出精準又不失禮的一封英文書信!

英文書信開頭問候教學:根據不同對象調整用法

英文書信可以分為紙本的「商業信函」及電子的「商業E-Mail」,在內容氛圍上,商業E-Mail相對輕鬆一些,如:同事協作、組員交流等等,而商業信函的內容通常較正式,如:行政公告、合約討論等等,所以在撰寫上大多比較嚴謹。

因此,我們在擬定英文書信開頭時,可以根據性質與對象,使用不同的問候語,以下提供兩組詞語常使用的開頭問候,給大家作為參考範例。

1. Dear/To whom it may concern

Dear/To whom it may concern在現代是被認為較老派、嚴肅的招呼語,但在商業書信中仍經常使用,例如初次聯繫或正式商談等等,另外,若想再嚴謹、正式一些,也可以在Dear之後,加上Mr./Mrs./Ms./Miss.或全名稱呼,加強表示態度。

2. Hi/Hello/Good morning

由於Hi、Hello兩者情境較為輕鬆,因此大多使用在商業E-Mail上,後面可直接加上收信者名字,若想保留一些正式感,則可加上職稱來輔助,除此之外,如果與對方很熟,也可以使用Good morning來當開頭招呼語。

英文書信結尾除了Best Regard,你還可以這樣說

在英文書信中,結尾祝福語的概念與中文的「敬上」、「謹致」概念相似,和開頭問候語一樣,會根據不同的對象與性質,分為輕鬆與正式這兩種語氣。

1. Sincerely,/Yours truly,/Warm wishes,/Respectfully yours,

如Sincerely,、Yours truly,等結尾祝福詞,給人的感覺通常較嚴謹、尊敬,因此,可以使用在商業信函中,或是對長輩、主管的商業E-Mail中。

2. Peace,/Cheers,/Take care,/Best wishes,

現代人偏好以「Cheers,」來做為結語,會讓人有正向積極、輕鬆自在的感覺,如Peace,、Take care,等也是較為輕鬆的語境,因此,大多會用在給同事、晚輩,或者較為熟識的合作夥伴的商業E-Mail中。

英文書信格式還有這些禮節須注意!

在撰寫英文書信時,除了開頭問候與結尾祝福之外,也要記得在注意信件禮節,如:清楚分段、旨意明確、大小寫並用等等,做好細節,不僅能讓收件者能快速理解重點,還能幫助我們建立良好印象,透過文字傳達我們的專業感。

除了上述項目之外,商業中的英文書信往來,還有許多需掌握的重點,因此,若是對商用英文的運用還不熟悉,推薦你參加巨匠美語的商用英文課程,不只教授英文書信技巧,同時包含商務社交、電話、簡報等內容,幫助你在不同職場面向,都能活用英文表達溝通。

相信透過以上三大重點分享,大家也能輕鬆掌握英文書信中,開頭問候和結尾祝福的各種使用情境了。
其實,只要把握正確的語意氛圍、注意禮貌和文句細節,我們就可以透過信件,精準傳達想法和情感,不論是在跨國貿易或外商公司中,都能用英文書信替合作關係加分!

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