【商用英文】5個email常見英文縮寫大解碼!

2022/08/01
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【商用英文】5個email常見英文縮寫大解碼!

工作上你需要常用英文書信和客戶、主管或同事往來溝通細節嗎?落落長的email內容是否讓你感到頭痛呢?今天的商用英文主題,就帶大家聚焦將最常見的辦公室英文---email寫作,一起來看看幾個最常見的英文縮寫,各代表甚麼意思、以及它們的使用時機吧!

email書信中,使用英文縮寫的目的:

第一個想當然爾的好處就是省時以及精簡篇幅囉!跟中文我們說「官網」而不說「官方網站」、說「醬」而不說「就這樣」有異曲同工之妙。適當使用這些縮寫也可以讓你的句子段落看起來更精簡,畢竟email往來主要是即時訊息的傳遞,真正需要時間討論過濾的議題或文件,還是會留待會議或見面談,所以盡量保持email格式及段落的精練,比較不會讓你的收件讀者讀起來心累。

值得留意的使用時機:

使用縮寫的另一個間接功能就是讓你的句子表達起來比較友善、不那麼正式或制式化;不過要注意的是如果對象是上級、或是不那麼熟稔的對象,那可能就得注意這封email的格式和選字,才不會適得其反,顯得太過隨便喔!

常見的email縮寫範例:

  1. FYI = For Your Information / FYR = For Your Reference 供您參考/補充參考
    FYI

    這兩個縮寫的最大差異就是最後一個字,FYI提供的是information資訊,通常是指對對方來說,你覺得很有價值或是有用的訊息,甚至可以對你們在信件內容中討論的事情起到決定性的幫助;而FYR提供的是reference輔助參考,這個訊息很可能只是你出於好意額外補充的,相對來說比較不是那麼重要,對方搞不好也知道了的事。

    e.g.

    FYI, your appointment with Mr. Yang is arranged at 2:00pm on Thursday.
    供你參考,您與楊先生的會面已經安排在周四的下午兩點鐘。

    e.g.

    Just FYR, the candidates are listed alphabetically by their last names.
    補充參考,候選人名單是依照他們的姓氏字母順序去排序的。

  2. ASAP = As Soon As Possible 盡快
    ASAP

    通常你需要對方盡快完成交辦的事項時,就可以使用這個縮寫,且不只限於書信英文,口語上也是一個很常見的用法。不過要注意的是,盡量避免搭配使用要求或命令式的口氣,否則會顯得你非常霸道或有點無理喔!

    e.g.

    I want to see those files to be done ASAP. NG!
    我要看到那些文件盡快地被處理完。
    Please make sure those files will be done ASAP. OK!
    請確保那些文件可以盡快地被處理完。

  3. BTW = By The Way 順帶一提
    BTW

    這個用法就相對的非常生活化、也比較隨興,通常用在補充你剛剛可能忘了提到的東西、或是上一封信件裡你缺漏了的資訊,再隨口提起的作用。

    e.g.

    BTW, the meeting is going to take place in three days.
    順帶一提,會議再三天就要舉行了。

  4. PRB = Please Reply By 敬請在….前回覆

    雖然email已經是大家工作上習以為常的聯繫工具,但因為每天收發的數量龐大,一不小心就可能漏失了重點、或未留意到信件中所交辦的任務。如果你的信件中有某項要求或提問需要對方在某個時間點前做出回應,就可以使用這個PRB來提醒對方。

    e.g.

    Anyone who wants to attend the annual meeting must complete the full registration process first. If you are interested in more details, PRB Tuesday 6/20.
    任何想要親自出席年會的人,都須要先完成完整的報名手續。如果你有興趣了解更多詳情,敬請在6/20禮拜四前回覆。

  5. P.S. = Postscript 附筆、附帶一提

    P.S.的功能就是用來帶入一個額外的資訊,有點像是「對了,忘了說…」或是「順帶一提…」;但它與前面所提過的BTW最大的不同就是使用的位置。BTW可以在文章中的任何段落或句子中使用,不過P.S.基本只會在整篇書信結束的最後、甚至是你都已經署名以後,又突然想起要加上去的時候使用。

    e.g.

    P.S. Thank you for the card and flowers. They really lit up my day!
    順帶一提,謝謝你送的卡片和花束。它們給了我一整天的好心情!

英文書信的寫法和格式其實沒有你想得那麼複雜,大多數時候email在職場上是作為一個簡捷的溝通和交辦事項的管道,所以不需要每一封都講求一板一眼,這也是各式各樣五花八門的縮寫產生的原因。而且這些縮寫的原文通常就是因為使用的頻率相對其他字句來說高出許多、又是人人都會至少用上一兩次的關係,通常只要搞懂了,你也可以很快上手的!還有更多商務簡報、書信相關的內容,還有你不知道的商業英文眉角,都在巨匠美語的商用英文課程喔!

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